ZARKANZAR: Les 5 erreurs les plus communes dans un mail pro
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mardi 25 janvier 2011

Les 5 erreurs les plus communes dans un mail pro

L'avantage du mail c'est son instantanéité. A peine écrit qu'il file déjà dans la boîte de son destinataire. Mais êtes-vous sûr de vous être relu ? D'avoir envoyé la bonne pièce jointe ? L'avez-vous même expédié au bon destinataire ?



Prenez le temps de lire ce post, car certaines errances peuvent avoir de cruelles conséquences ! Parmi les nombreuses boulettes qui affligent notre e-correspondance, voici une liste non-exhaustive des plus récurrentes.



1) Le mail est envoyé sans être relu



Souvenez-vous : à l'école, lorsque vous écriviez votre dissertation, vous commenciez par rédiger un brouillon et terminiez par une relecture pour corriger vos fautes. Faites de même avec vos mails. Surtout les plus importants !


« Les fautes d'orthographe m'énervent, s'exaspère Françoise, responsable du personnel dans un cabinet de radiologie. Du coup, je catalogue l'expéditeur... » Plus difficile après ça pour le candidat qui a envoyé son CV de se faire bien voir.

Une relecture de son mail aurait été judicieuse à Guillaume, 27 ans, quand il recherchait son premier stage : « J'ai envoyé des candidatures spontanées à toute la terre et j'ai oublié quelques fois de changer le nom de l'entreprise... Ce qui m'a valu un retour déplaisant de l'une d'elle, qui m'a sûrement black-listé. »





2) « Bien cordialement, Bisous ! »



Encore une erreur de « relecture » mais qui mérite sa propre rubrique tant elle est commise !


Marilyne, 30 ans, pensait-elle encore à la soirée passée entre amis lorsqu'elle rédigea son mail pro ? Est-ce en raison du sempiternel ton chaleureux de son collègue que Charlotte, 28 ans, s'est sentie obligée de terminer par un affectueux « Bisous » ?

On ne s'explique pas toujours pourquoi le générique et poli « Cordialement » est si facilement remplacé par cette marque d'affection. Peut-être parce que nous le disons à tout âge, depuis la plus tendre enfance, et en toute circonstance, que ce soit au téléphone, par texto, de visu. Il n'y a qu'à voir Alexandre, 38 ans, rédacteur web, et Anne-Laure, bibliothécaire de 23 ans, qui n'ont rien en commun si ce n'est d'être des addicts aux signatures « Bisous ».




En attendant, une relecture, même sommaire, vous évitera de claquer une virtuelle bise à votre patron.




3) Envoi au mauvais destinataire

Votre employeur est tout à fait conscient que vous ne faites pas que travailler au boulot. Mais c'est mieux s'il pouvait éviter de lire un mail destiné à votre chéri. « Un jour j'ai envoyé un mail destiné à mon copain à mon chef de projet..., en rougit encore Adeline, 28 ans. Heureusement rien d'osé ! Bon maintenant, il m'appelle ma "kikounette", mais il y a pire... »



Bien sûr, il est préférable que votre destinataire ait de l'humour : « J'ai envoyé un mail à ma directrice, alors qu'il était destiné à mon collègue, témoigne Carole, 32 ans. Elle n'arrêtait pas de me harceler pour un rien ; alors je m'étais complètement lâchée... » Un envoi impulsif à l'origine d'un « gros incident diplomatique ! » En prenant son temps et en n'écrivant pas sous le coup de la colère, Carole aurait pu éviter une situation conflictuelle.




4) La pièce jointe qui fâche

Soit par mauvais classement soit par association d'idée ou manque de temps, il arrive souvent qu'on envoie la mauvaise pièce jointe. Ainsi, Axel, responsable des ressources humaines, a adressé à un client une facture qu'il voulait envoyer à un prestataire : « Le client a compris combien on faisait de marge grâce à lui, sans rien faire, alors que cette information était confidentielle. Au final, notre client a été très compréhensif, c'est même lui qui nous a informés qu'on s'était trompé de document ! »


Tout le monde n'est malheureusement pas aussi ouvert ou conciliant !


« Lorsque j'ai compris mon erreur, je suis passée par toutes les couleurs, de rouge de honte à vert nauséeux ! confie Roxane, attachée culturelle. Je pensais envoyer une photo de plage au maquettiste pour illustrer l'affiche sur laquelle nous travaillions et au lieu de ça c'est une photo perso de moi en maillot de bain que j'ai insérée... J'avais mis tous les acteurs du projet dans la boucle... »



Pensez à bien classer et nommer vos documents, c'est une perte de temps utile !



5) Envoi groupé et mauvais transfert

Avant d'appuyer sur « Entrée » assurez-vous de l'utilité de votre mail. Surtout lorsque c'est un mail groupé. Le web pullule de gags vidéos et autres « LOLCATS », mais est-ce vraiment au goût de tous ? Vos collègues vont-ils vraiment apprécier que vous encombriez inutilement leur boîte mail de courriers non-professionnels ? Tenez-vous vraiment à ce que votre chef sache que vous lisez la dernière péripétie vidéo de Paris Hilton alors que vous n'avez pas avancé d'un iota sur le rapport qu'il vous a commandé depuis deux semaines ?





Faites bien attention à la teneur de vos mails. Et surtout vérifiez que vous ne vous êtes pas trompé de mailing-list !




Ainsi, Agnès, 48 ans, secrétaire de direction, a-t-elle un jour reçu une invitation à l'anniversaire d'une Cindy qu'elle ne connaissait pas et qui promettait « ambiance et alcool à gogo »... C'est sûr, en invitant toute la boîte, il y aura de l'ambiance !






C'est votre vie privée, alors faites en sorte qu'elle reste confidentielle. A l'instar des surnoms qu'on donne à ses collègues : « Une amie est professeur de musique dans un conservatoire où tout le monde surnommait la directrice "la chaudasse", raconte Charlotte. Un de ses collègues lui envoie en privé un mail avec la partition du projet de fin d'année du conservatoire, avec pour objet «"Tiens, voilà la partition que demande la chaudasse". Mon amie a directement transféré ce mail à tous les profs du conservatoire... dans lesquels il y avait bien évidemment... la directrice. »



Alors rappelez-vous de bien relire votre mail avant de l'envoyer... Et comme les conseilleurs ne sont pas les payeurs, le rédacteur de cet article a envoyé la mauvaise version à son éditeur qui l'a vertement tancé !
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SOURCE: fr.finance.yahoo.com


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